Access to Personal Information

  1. What are my rights?
  2. What are the exemptions?
  3. How do I submit a request?
  4. What happens next?
  5. Can I appeal?

1. What are my rights?

《一般数据保护条例》和《黄金城集团》(数据保护法律)赋予个人访问组织(i.e. 数据控制器)持有关于它们,受制于某些豁免(参见什么是豁免)?). 查阅个人资料的要求称为查阅当事人资料的要求. 这个页面解释了如何向大学提交主题访问请求, how we will handle your request, 如果你不满意,你有权抱怨.

如果您向大学提交主题访问请求, 你有权被告知黄金城集团是否持有你的任何个人资料. 如果黄金城集团这样做,你也有权:

  • 给出个人资料的描述, the reasons it is being processed, 以及是否会转交其他机构或人士;
  • 提供包括个人资料的资料副本及资料来源的详细资料(如有);
  • Told the purpose of Processing;
  • 告知有关个人资料的类别;
  • 个人资料已或将被披露予的收件人或收件人类别, 特别是第三国或国际组织——在这种情况下,你也有权被告知与信息转移有关的适当保障措施;
  • The period data will be stored;
  • 要求更正、删除或者限制处理的权利;
  • The right to lodge a complaint;
  • 自动化决策的存在,包括分析.

这些权利适用于电子个人资料,以及“手册”中的个人资料(i.e. 非电子的)格式受某些限制(参见信息自由如何影响数据保护?). 有关您在适用的数据保护法律下的权利的进一步信息,请参阅信息专员的网站.

2. What are the exemptions?

数据保护法包括各种例外情况,其中规定了数据控制人可拒绝提供个人数据查阅权的情况. 大学可能拒绝发布信息以回应学科访问请求的情况有: 

  • 信息的泄露将会危及犯罪的预防或侦查, 或逮捕或起诉违法者;
  • 这一要求与获取考试文稿有关,而不是考官的评论;
  • 该项要求涉及大学提供的机密参考资料所载的个人资料;
  • 该要求涉及个人资料,记录大学与你进行任何谈判的意向, 以及公布个人资料会妨碍谈判;
  • 所要求的个人资料受法律专业特权保护;
  • 所要求的个人资料与管理预测或管理计划有关, and its release to you would prejudice the University's business or activities; or
  • 该项要求关乎查阅为进行历史或统计研究而保留的个人资料, 数据保护法中规定的为研究目的进行处理的条件已经满足, 这项研究的结果还没有以确定个人身份的方式发表. 

如果大学根据适用的数据保护法律豁免而向你保留个人数据, 黄金城集团会解释为何隐瞒个人资料及有关豁免, 除非这样做本身就会披露受豁免规管的资料. 

数据保护法允许黄金城集团拒绝根据您的要求采取行动, 或在黄金城集团认为您的要求明显没有根据或过高时,向您收取合理的费用(考虑到提供信息的行政成本), 特别是因为请求在字符上是重复的. 

黄金城集团回应主体访问请求时,黄金城集团必须保护其他个人的数据保护权和其他法律权利. 与您无关的信息可能会被“删去”或删除, 尤其是和其他人有关的时候. 有时黄金城集团可能无法公布与你有关的个人资料,因为这样做会暴露其他未同意其资料被公布的人士的资料, 在这种情况下,没有他们的同意就公布数据是不合理的. In such cases, 您将被告知有关您的个人资料已被扣留,以及扣留的原因. 

如果黄金城集团认为你提出的主题查阅请求明显是没有根据的或过分的(例如,因为一个请求是重复的), it is possible for the University to: 

  • Charge a reasonable fee taking into account the administrative costs of providing the information; or
  • Refuse to act on the request.

如果确定应收取费用, you will be notified, in writing, of that fact, the level of the fee, and the reason for requesting the fee, without delay.

如果确定您的请求将被拒绝, you will be notified, in writing, 该事实及拒绝就该请求采取行动的理由, without delay.

3. How do I submit a request?

您可以通过电话或亲自提出主题访问请求, 也可以写作,比如通过电子邮件. However, due to Covid 19, 工作人员目前在家工作,无法接受电话请求, in person or by post at present. 因此,请以书面形式将申请电邮至以下地址: dataprotection@nellainanban.com 

当你提出要求时,请尽量详细说明你希望查阅的个人资料, 这将有助于黄金城集团处理您的请求. For example, 如果你只需要与你的学业成绩有关的个人资料, you should indicate that. A general request such as “请将你所持有的所有关于我的个人资料寄给我” 可能导致黄金城集团联系你进一步的信息或澄清.

黄金城集团要求申请人出示身份证明,以确保黄金城集团将个人资料发放给正确的人士. 请提供下列资料之一的影印本(非正本):

  • 您目前的黄金城集团学生证或教职员证.
  • 在你的护照上证明你身份的那几页.
  • Your driving licence.

您的ID和信息要求可以通过电子邮件发送到dataprotection@swansea.ac.英国(请注意,大学不能保证通过电子邮件安全转移,因此建议附上包含您的请求和ID的密码保护文件). 

4. What happens next?

黄金城集团会尽快给您寄去确认信. 这将表明截止日期,当黄金城集团将发送给你一个回应.

黄金城集团可能会要求您填写并交回大学的科目访问请求表格. 您没有义务填写此表格, 但它是用来收集黄金城集团识别你所需的信息的吗, 与您联络并查找您的个人资料, 哪一个将帮助黄金城集团有效地处理您的请求, 并且避免了黄金城集团需要联系你以获得澄清.

黄金城集团会尽快回复您的请求, 在收到你方要求的1个月内(除非黄金城集团有理由延长时间). 如果黄金城集团合理地要求你提供进一步资料,以定位你所要求的个人资料, we will inform you as soon as possible.

如你以电子方式提出要求(e.g. )黄金城集团会以常用的电子表格提供个人资料. Where you have made a request by post, 黄金城集团一般会以纸张将个人资料寄往你指定的邮寄地址, 除非黄金城集团同意你以其他格式提供个人资料. 个人资料可以影印本的形式提供, printouts, transcripts or extracts, or a combination of these, 这要看在这种情况下什么是最合适的.

如您要求索取更多个人资料副本,黄金城集团可能会按行政成本收取合理的费用.

5. Can I appeal?

如果您对主题访问请求的响应不满意, 黄金城集团鼓励您以书面形式与信息合规经理联系 dataprotection@nellainanban.com

为了尽快推进你的上诉, 请注明你的申请编号及原始申请日期, 以及你为什么要上诉的细节. 请尽可能提供完整的联系方式,包括电话号码, 以防黄金城集团在上诉过程中需要联系你. 黄金城集团会以书面形式确认收到你的上诉. Following the review, 你将会收到一份报告,其中包含黄金城集团的结果和后续行动.

如你不满意上诉的结果, 你有权直接向资讯专员申请以获得决定. 如欲联络资讯专员,请致电:-

Information Commissioner’s Office,

Wycliffe House,

Water Lane,

Wilmslow,

Cheshire,

SK9 5AF

有关如何在适用的资料保障法例下行使你的权利的进一步资料,请参阅专员的 website.